mardi 14 août 2012

DB - gestion de documents

Rien à voir avec le graphisme ou la photographie, voici une petite base de données que j'ai créé afin de classer les documents qui s'amoncelaient dans les tiroirs sans qu'on puisse s'y retrouver.

Celle-ci a été créée selon des besoins spécifiques : les miens ^^ Je ne ferais donc des modifications n'allant que dans ce sens.

Elle ne vous sera donc, sans doute, d'aucune utilité, mais on ne sait jamais :)

Cette base de données à été créée à l'aide de LibreOffice, suite bureautique comparable à Mirosoft Office, mais open-source (donc gratuite).

Elle est au format "ODB" (open data-base), cela permet donc une lisibilité et une utilisation sur, en principe, toutes les suites office gérant ce format (Microsoft Access est censée le permettre mais leur manque de volonté à passer à un format ouvert rend l'utilisation sous Access assez fastidieuse...)

Elle a été testée sur différentes versions de LibreOffice (Windows et Linux) et aucun problème n'a été rencontré.

Elle a été testée sur OpenOffice (Windows et Linux) et quelques problèmes au niveau des formulaires ont été signalés.

Elle a été testée sur Microsoft Access et ce fût le cataclysme... A éviter!

Il existe des bugs connus :

  • Obligation de rentrer une adresse à un expéditeur sous peine de ne pas le voir apparaître dans la liste des expéditeurs lors de l'entrée de document.
  • Lors de l'entrée d'un nouveau document, une fois l'expéditeur choisi, ses informations n'apparaissent pas automatiquement. Il faut revenir un enregistrement en arrière, puis un en avant pour qu'elles apparaissent. 
  • Lors de l'ouverture du formulaire d'encodage de documents, le nombre total de document créé est de 41. Ce nombre passera au nombre réel une fois que le document affiché aura un n° d'identification supérieur à 41...
  • Il y en a d'autres, mais je ne les vois pas comme ça :)
Si vous en rencontrez, n'hésitez pas à me les faire connaitre. 

1. la base de donnée est composée de 5 tables :
  • Concerne (indique qui est la personne concernée par le document, dans le cas où il ne s'agirait pas du destinataire)
  • Destinataire (indique qui reçoit le document)
  • Documents (toutes les informations concernant les différents documents)
  • Expéditeurs (toutes les informations concernant les différents expéditeurs)
  • Methoderéception (les différents moyens par lesquels un document peut-être reçu).
Il n'existe, actuellement, des formulaires que pour l'encodage des documents et des expéditeurs.
L'entrée des personnes concernées, des destinataires et dse méthodes de réception se fait à la main par édition de la table (vous verrez, il n'y a rien de compliqué là-dedans :) )

2. Dans la section "Formulaires" se trouvent les formulaires d'entrée de documents ou d'expéditeurs.
La première chose à faire est, bien entendu, de créer la liste des différents expéditeurs auxquels nous pourrions avoir à faire.




3. Voici la page de l'entrée de expéditeurs une fois votre base de donnée remplie de quelques documents.
Comme vous pouvez le voir, l'écran du bas permet l'affichage de tous les documents envoyés par le destinataire.
Les zones de cet écran sont également modifiables. Attention donc aux erreurs.
Je vous conseillerais de commencer par prendre vos documents et de commencer par encoder les différents expéditeurs auxquels vous aurez à faire, 


Je vous conseillerais de commencer par prendre vos documents et encoder les différents expéditeurs. Il est actuellement impossible d'encoder expéditeurs et documents en même temps.


4. Une fois les expéditeurs entrés, passez à l'entrée de documents.
Comme vous pourrez le voir sur cet écran, les différentes zones font appel aux différentes tables, d'où l'importance d'avoir déjà encodé expéditeurs, destinataires et personnes concernées.
Il est d'une importance capitale d'entrer un numéro d'identification correspondant au numéro d'identification que vous donnerez à votre document. Cela ne peut-être laissé à plus tard, l'absence de numéro rendant l'enregistrement impossible.
La différence entre Nom et Nom court vient du fait que, dans les rapports, le nom complet prendrait la quasi totalité de la ligne. Un nom court est donc utilisé pour les différents rapports.

5. Une fois toutes vos documents encodés, vous pouvez aller dans la section "Rapports" où vous trouverez deux possibilités de rapports.



6. Soit par "Destinataire", auquel cas, les documents sont triés d'abord par destinataire, puis par expéditeur et enfin par date.

Le rapport est généré au format "ODT", lisible par tous les traitements de texte et permet une exportation au format PDF.

7. Soit par "Farde", auquel cas, les documents sont triés d'abord par localisation, puis par expéditeur et enfin par destinataire.





Lien de téléchargement : http://www.mediafire.com/?b5i909kiz3qy3w3

ATTENTION : Je ne suis pas un expert en base de données et en utilisation de Base ou Access.
Cette base de donnée a été réalisée en utilisant les options fournies par Base et aucune programmation n'a été effectuée en arrière-plan. Si des modifications nécessitaient une partie de programmation, elles risqueraient de prendre du temps à se faire ^^ Libre à vous d'effectuer toutes les modifications que vous désirez, si elles venaient à être intéressantes, je me ferais un plaisir de les inclure à ma version, en ne manquant pas de citer la source de cette modification, bien entendu.


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